ゴールイメージを事前に共有してからスタートさせる！

長々と会議が続くけど結局何も決まらず時間だけが過ぎていく…。こんな悩みを抱えている方は結構いるんではないでしょうか？参加者にゴールイメージが無い為、迷走、脱線し、決定事項が後倒しになる現象…。実は自分もこの現象にぶつかり早急な打開策を検討しているところです。

今日は「会議とは何ぞや！？」

をテーマに書き留めていきたいと思います。多くの会社で見受けられる会議は、

・意見を求めても、誰も発言しない
・いつも話す人が同じ
・いつまでもダラダラと結論が出ない
・話がそれて、何を話していたのかがわからなくなる
・原因追及をせずに、いつも誰が悪いのかという責任追及をしている
・いつも「できない」「ムリ」といった否定的な発言しかでない
・長時間の会議で疲れてしまう
・決まった事が実行されない

といった会議が多いのではないでしょうか？そこで自分が進行する上で心掛けていきたい３つの行動をここで宣言します！！

意識しているのとしていないのでは効果に大きな違いが出てくると信じて。その前に、今一度会議とは本来、人が集まり、それぞれの経験や知識をベースにして意見をぶつけ合い、そこから新たな発想を生み出していく場であるはずという主旨を明確にした上でお伝えします。

1.終わりの時間を決める。

多くの会議では、始まりの時間は決めていますが、終わりの時間を決めずに行っているケースが多々あります。終わりの時間を決めておくことで、その時間に集中できます。決められた時間内に、成果を出そうとすれば、横道にそれた場合も軌道修正する余地が大いに働きまとめ方もスムーズに進みます。

2.会議終了時のイメージを共有してからスタートする

会議スタート時に、「今日の会議は午後５時までです。５時の時点で、どんなふうにしていきましょうか？」とゴールイメージをまずは参加者に問いかけます。（できればシナリオを事前に決めておくのがベスト かと。）最初の段階で終了イメージを共有し、スタートするのです。

3.うなずく

誰かが発言しているときに、聞いている人がうなずくのです。たったこれだけで会議の活性化度はずいぶんアップします。もし、会議で誰かの発言にうなずけば、次のような変化を目の当たりにするはずです。

・発言者があなたの方ばかりみて話す
・発言者がいつもよりスラスラと発言する
・今までの会議よりも多くの意見が飛び交うようになる

なぜ、「うなずく」ぐらいで、こんな効果が出るのでしょう？それは、発言者に「自分の意見が聞いてもらえている」と安心感が生まれるからです。発言することに安心感がある、これこそが会議を活性化するために重要な事だと思います。間違いなく、不安な状態よりも、安心している状態の方が、発言しやすく、創造的なアイデアが出てきます。

発言を聞いている人がうなずくことで、安心して発言ができる雰囲気を作り出せます。一度、会議のときに参加者が誰かの発言に対して、どれだけ「うなずいているか」をチェックしていただけるといいでしょう。笑ってしまうぐらい、ほとんどの人がうなずいていないんです…。

他にも効果的な方法はあると思いますが、即実践出来て効果が上がりそうな方法をお伝えしました。トライしてみて成果の程をこの場でお伝え出来れば幸いです！！

最後に皆さんもこの「うなずく」というカンタンなことから初めてみてはいかがでしょうか！？